À propos de nous

Nous embauchons

Veuillez soumettre votre CV par courriel à l'attention de Kim Lymburner, Directeur général director@rjhf.com.

Date d'échéance : 16 juillet

Titre du poste : Adjoint de direction

Statut : Régulier à temps partiel (environ 21 heures par semaine)

Endroit : 150 rue Isabella, Ottawa, Canada

Aperçu

Sous l’autorité du directeur général, l’adjoint de direction est chargé de fournir un appui administratif permettant d’assurer le fonctionnement efficace, efficient et précis de la Fondation.

L’adjoint de direction fait également office de secrétaire de la présidente, à l’appui des activités de collecte de fonds et de réseautage de la Fondation, et de secrétaire du conseil d’administration et des comités.

Compétences et connaissances

Le poste exige de la discrétion et un jugement sûr en raison de la nature parfois confidentielle des communications entre les membres du conseil d’administration ou entre la Fondation et les mécènes ou autres parties.

Une grande attention au détail, une attitude consciencieuse et la capacité à s’adapter à des changements à l’horaire prévu et à des échéances serrées sont essentielles.

Une profonde connaissance des logiciels de bureau, y compris MSExcel et MSWord.

Une connaissance générale des pratiques de tenue de livre.

De solides compétences techniques, y compris une connaissance pratique des technologies actuelles de communication, incluant le courriel et Internet, et une connaissance pratique des outils en ligne (médias sociaux, outils de partage de documents, nuage informatique).

La capacité de communiquer dans les deux langues officielles est considérée un atout.

Une connaissance générale du milieu artistique et de la pratique artistique est souhaitable.

Liens hiérarchiques et relations de travail

L’adjoint de direction :

  • Se rapporte au directeur général pour ce qui est des opérations quotidiennes de la Fondation;
  • Se rapporte à la présidente concernant les activités de collecte de fonds et de réseautage;
  • Collabore étroitement avec le vérificateur, le trésorier et le gestionnaire de placements pour contrôler et documenter les activités financières de la Fondation;
  • Fournit un soutien général au conseil d’administration et aux comités; et
  • Peut travailler avec ou contrôler le travail de fournisseurs externes, d’entrepreneurs et de bénévoles.

Tâches

Les tâches de l’adjoint de direction se divisent en cinq catégories : administration de bureau, tenue de dossiers financiers, communications internes, soutien à la collecte de fonds, et soutien administratif aux administrateurs.

ADMINISTRATION DE BUREAU

  • Répond et traite tous les appels entrants, y compris les demandes de renseignements généraux.
  • Assure la surveillance des courriels et du courrier et les distribue ou assure le suivi au besoin.
  • Tient à jour le classement de tous les documents de la Fondation.
  • Tient à jour les coordonnées des contacts et met à jour le carnet d’adresses électroniques, y compris les adresses postales et les numéros de téléphone.
  • Commande et conserve un inventaire des fournitures de bureau.
  • Maintient et met à jour un guide du bureau / référence.
  • Participe à l’exercice annuel de planification opérationnelle.
  • Coordonne les rencontres.

FINANCES

  • Aide le directeur général et le trésorier à préparer le budget de fonctionnement annuel.
  • Tient la comptabilité de la Fondation à l’aide d’un logiciel de comptabilité (Quickbooks et MS Excel) et entre toutes les dépenses dans le système de comptabilité QuickBooks en s’assurant qu’elles sont adéquatement codées afin de faciliter la vérification de fin d’exercice et les retours de bienfaisance.
  • Vérifie les relevés bancaires et de carte de crédit mensuels, prépare des rapports mensuels de dépenses et des prévisions budgétaires mensuelles, et rassemble les données sur les dépenses pour le vérificateur et le directeur général.
  • Surveille les flux de trésorerie et communique avec la(les) banque(s) et le gestionnaire de placements pour organiser le transfert périodique de fonds vers le compte d’opérations de la Fondation. Effectue les dépôts bancaires au besoin.
  • Prépare la paie mensuelle et les chèques pour les employés ainsi que les feuillets T-4 annuels et les relevés d’emploi. Envoie les impôts et autres déductions à l’ARC.
  • Prépare les chèques pour les lauréats de prix et les jurés.
  • Prépare les chèques pour le paiement des factures des fournisseurs.
  • S’assure que le loyer, le téléphone et l’eau sont payés chaque mois.
  • Maintient les données quant aux sommes à recevoir de dons et de donateurs. Prépare des accusés de réception et des reçus et compile les données de fin d’exercice concernant les dons pour le vérificateur et dresse une liste annuelle des donateurs à intégrer au rapport annuel et au site Web.

COMMUNICATIONS

  • Aide à coordonner et assure le suivi pour promouvoir / disséminer les renseignements de la Fondation concernant ses prix et ses programmes (communiqués de presse, appels de candidature et annonces spéciales).
  • Développe des listes d’envoi et des bases de données pour promouvoir les programmes, les événements spéciaux et les collectes de fonds de la Fondation.
  • Prépare les envois spéciaux, y compris les rapports annuels.
  • Fait la lecture d’épreuves des documents internes, des communiqués de presse et du contenu du site Web.
  • Surveille le site Web de la Fondation pour s’assurer que l’information est exacte et à jour.
  • Maintient les articles de papeterie de la Fondation.

COLLECTE DE FONDS

  • Collabore étroitement avec la présidente pour planifier et coordonner les activités de collecte de fonds et organise des rencontres avec d’éventuels donateurs, mécènes et parties intéressées.
  • Prépare des envois spéciaux pour les donateurs et les mécènes.
  • Aide à faire le suivi et à documenter les occasions de collecte de fonds.
  • Fait les arrangements de voyage de la présidente (au besoin).
  • Envoie des reçus pour dons de charité et des lettres de remerciement aux donateurs.

SOUTIEN AU CONSEIL D’ADMINISTRATION

  • Coordonne les réunions du conseil d’administration et des comités.
  • Compile et fait circuler la documentation en vue des réunions du conseil d’administration et des comités.
  • Prend des notes lors des réunions du conseil d’administration et prépare les projets de procès-verbaux dans un délai convenable.
  • Tient à jour les coordonnées des administrateurs en place.
  • Tient à jour les profils, nominations et durée de mandat des administrateurs.
  • Prépare des trousses d’orientation pour les nouveaux administrateurs.

Veuillez soumettre votre CV par courriel à l'attention de Kim Lymburner, Directeur général director@rjhf.com.

Date d'échéance : 16 juillet